Las relaciones institucionales: una función del Dircom

Cada vez son más las organizaciones, ya sean públicas o privadas, que toman conciencia de la necesidad de desarrollar unas relaciones institucionales fluidas y estables en el tiempo con sus stakeholders (agentes o grupos de interés e influencia).

Las relaciones institucionales, mas allá de incluir funciones de comunicación, protocolo y organización y gestión de eventos, han adquirido un rol indispensable para cualquier organización: la relación directa y positiva, periódica y estable, con otras organizaciones, grupos e instituciones que tienen o pueden tener influencia en su ámbito de trabajo.

Las relaciones institucionales son aquellas que se establecen entre instituciones u organizaciones, ya sean públicas o privadas, para llevar a cabo un  proyecto común y con el objetivo de colaborar a corto, medio y largo plazo. Debe entenderse este concepto, pues, desde el punto de vista más amplio posible.

Aun siendo un concepto bastante nuevo aquí (y de hecho sólo hace unos años que aparece en los organigramas de las organizaciones), es necesario señalar que existe una visión restrictiva, todavía muy extendida, del concepto de relaciones institucionales. Esta visión las entiende estrictamente como aquellas relaciones que se establecen con las administraciones públicas, especialmente las políticas.

Si bien durante mucho tiempo se ha tenido una visión muy dirigida del concepto de relaciones institucionales (y aún es así en algunas organizaciones), también lo es que el propio concepto de institución es hoy en día mucho más amplio y, por tanto, los actores se han ampliado considerablemente. ¿O no son relaciones institucionales las que se establecen, por ejemplo, entre un centro de investigación y la fundación (pública o privada) que le facilita financiación a través del mecenazgo?

Así pues, cuanto más abierta sea nuestra visión de las relaciones institucionales, y más definidos tengamos los agentes y grupos de interés (insisto, sean éstos públicos o privados) para la organización que representamos, más oportunidad de obtener el beneficio que pueden aportarnos. 

Por lo que se refiere a las competencias que debe tener un Dircom para ejercer esta función, ciertamente es obvio que se deben tener grandes dotes comunicativas y de relaciones públicas. Pero no es suficiente. Las relaciones institucionales, igual que la comunicación, deben tener un papel transversal en toda la organización, y por tanto es necesario impregnarse no sólo de la cultura de la organización, sino también conocer en profundidad todos sus ámbitos de actuación.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que las relaciones institucionales se construyen de dentro a fuera. Es decir, es indispensable el convencimiento, por parte de la dirección de la organización, de que son necesarias, beneficiosas y de que deben integrarse en la estrategia global. Así pues, unas relaciones institucionales activas y eficaces revierten muy positivamente y tienen una gran influencia en la percepción que se genera ante otras organizaciones e instituciones.  

Para llevar a cabo con éxito un plan de relaciones institucionales es necesario que existan dos elementos también imprescindibles en comunicación: una imagen corporativa y un posicionamiento comunicativo claro y definido; y una definición clara de los objetivos que perseguimos con éstas. 

Por lo que se refiere a los beneficios de desarrollar las relaciones institucionales en una organización, se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Aumentan el conocimiento de nuestra organización, institución o empresa.
• Legitiman la construcción del discurso y las políticas institucionales.
• Facilitan la respuesta inmediata ante las crisis, y nos aportan apoyos favorables y activos.
• Mejoran la imagen pública y la notoriedad.
• Consiguen una buena fluidez relacional con las administraciones públicas y organizaciones e instituciones privadas, a la vez que generan un feedback constante con el resto de organizaciones e  instituciones.
• Dan a conocer el mensaje de nuestra organización, institución o empresa a nuestros públicos.

Por otra parte, también existen razones y beneficios eminentemente prácticos: la apertura y el mantenimiento de canales de comunicación, en base al trabajo, la constancia y el tiempo, que jamás se crean por “generación espontánea”. Es decir, se trata de establecer un marco abierto en previsión de las necesidades que puedan surgir en este ámbito, más allá del momento coyuntural.

El rol del responsable de relaciones institucionales sería otro de los puntos a tratar, pero lo dejaremos para un próximo post.

Míriam Riera

Profesora colaboradora Máster DCEI
Directora de Efectiva Comunicació