En la
gestión de la comunicación organizacional resulta imperativo identificar y
aprovechar el potencial que ofrecen las TIC (Tecnologías de la Información y la
Comunicación) en los planes estratégicos de comunicación, pues pueden
contribuir de manera muy eficiente al logro de las metas y, por ende, a los
objetivos corporativos.
Gracias a
los avances tecnológicos, de bajos costos, accesibles y fáciles de utilizar
para gran parte de la sociedad, la Comunicación Interna posee una posibilidad
óptima para el enriquecimiento y eficacia de sus resultados.
Se debe
meditar seriamente antes de implementar herramientas tecnológicas en la
Comunicación Interna. Conocer las aplicaciones, sus usos y costumbres en la
sociedad, códigos de utilización y entender las culturas de cada una de ellas.
Es necesario comprender que la utilización de las TIC serán para el
ámbito laboral y al elegirlas, deberían estar ligadas a la cultura
organizacional de la empresa y al desarrollo de sus funciones.
Mientras nos
encontramos transitando hacia un nuevo o modificado paradigma en comunicación
con el uso de las TIC, podemos afirmar que otro de los mayores beneficios es
gestionar el conocimiento de la organización y ampliar el margen de acceso a
dicho conocimiento.
Una herramienta poderosa que ofrece la tecnología para toda
organización es la red social (similar a la red social Facebook) pero con
opciones de personalización y adaptación para la empresa. Su implementación en
el mundo en diversas organizaciones ha demostrado un éxito significativo.
Al poner en
marcha una red social (corporativa, abierta o cerrada al público
externo) es conveniente tener en cuenta la diferencia entre relación
profesional y personal. No se trata de relatar, informar o comentar cuestiones
personales, familiares o íntimas. Sólo cabría dicha posibilidad si fuera
positivo y beneficioso para la empresa. Cada individuo del público interno, en
una red social corporativa, posee una descripción del perfil, nombre de
usuario, clave de acceso y unas líneas descriptivas como carta de presentación
ante el resto de sus pares.
El uso
profesional de las TIC significa que los empleados pueden informar sobre
proyectos propios, comentar y aportar en otras propuestas de colegas o
compañeros de su misma sección u otra, acortando distancias y eliminando
barreras que impiden el trabajo en equipo. Existen ventajas para notificar sobre
hechos importantes dentro de la organización de manera rápida y cuasi
personalizada con el beneficio de conseguir una devolución sobre un tema en
particular (críticas, comentarios, elogios) colaborando en el perfeccionamiento
de la cuestión. Dar a conocer soluciones a problemas comunes dentro de la
empresa. Saber quién más está en la misma situación e identificar o ser parte
de aquellos que responden a consultas de otros que necesitan ayuda, debido a su
vasta y calificada experiencia. Compartir material, documentos, textos
(escribiendo vivencias en un blog), multimedia (videos, imágenes, otros) que
colabore en la toma de decisiones que otros deben concretar.
Una de las
ventajas otorgadas por el uso de las redes sociales que aportan las TIC para la
Comunicación Interna en la organización, es la horizontalidad. Todos están
conectados, sin intermediarios, permitiendo una comunicación fluida y la
posibilidad de compartir materiales de manera constante en el momento deseado o
en tiempo real mientras suceden los hechos desde cualquier dispositivo móvil o
PC.
Para un
desarrollo eficiente en el plan de comunicación interna de la organización, son
importante los diversos perfiles de usuarios en Internet. En este sentido el Libro El Mundo Groundswell
detalla una interesante fragmentación de los mismos: Creadores, Críticos,
Coleccionistas, Sociables, Espectadores, Inactivos. Teniendo presente los
diversos tipos de perfiles, se debe impulsar la utilización de las TIC en todos
los empleados provocando diálogo permanente, interés por estar informado e
intercambio de información.
Una de las
formas para asegurar la participación y buen uso de las TIC en la Comunicación
Interna, es la capacitación. La formación sobre cómo, cuándo y de qué forma
utilizar las TIC y redes sociales corporativas a todo el público interno debe
ser rigurosa. Aunque muchas veces no se le presta la atención debida.
El éxito o
el fracaso en la selección de las herramientas o redes escogidas reside en gran
medida de la opinión de los usuarios. Cuanto más cómodos se encuentren
trabajando con ellas y más fácil les resulte manipularlas, mayor será la
participación. Una exhaustiva evaluación antes de comenzar el proyecto
colaborará en el éxito final.
Las TIC y
las redes sociales en el ciberespacio dan innumerables réditos a la
organización si son bien aprovechadas.
Tutor del Módulo de
Comunicación Interna del Máster DCEI en versión on-line. Periodista y
Licenciado en Comunicación Social. En la actualidad, es Director de Grupo
DIRCOM Latinoamérica.
Dirige y capacita a profesionales, de empresas públicas y privadas, en Comunicación Corporativa & TIC; asesor en Comunicación de legisladores nacionales y sindicatos.
Dirige y capacita a profesionales, de empresas públicas y privadas, en Comunicación Corporativa & TIC; asesor en Comunicación de legisladores nacionales y sindicatos.